Cara menyusun KAK pembuatan aplikasi untuk instansi pemerintah

Kerangka acuan kerja atau KAK adalah dokumen yang menjelaskan apa yang ingin dicapai dari sebuah pekerjaan, ruang lingkupnya, dan hasil yang diharapkan. Dalam pengadaan aplikasi, KAK menjadi pegangan bagi penyedia dalam menyusun penawaran, sekaligus acuan bagi instansi dalam menilai hasil pekerjaan

KAK yang jelas mencegah banyak masalah di kemudian hari, mulai dari ruang lingkup yang melebar sampai aplikasi yang tidak bisa dilanjutkan. Berikut panduan menyusunnya

Struktur isi KAK pembuatan aplikasi

1. Latar belakang: masalah atau kebutuhan yang mendorong pembuatan aplikasi, beserta kondisi saat ini
2. Maksud dan tujuan: apa yang ingin dicapai, misalnya mempercepat layanan atau menyatukan data
3. Sasaran dan penerima manfaat: siapa pengguna aplikasi, baik pegawai maupun masyarakat
4. Dasar hukum: peraturan yang menjadi landasan, termasuk aturan SPBE dan pelindungan data pribadi
5. Ruang lingkup pekerjaan: modul dan fitur yang harus dibangun, termasuk integrasi dan migrasi data
6. Keluaran (deliverables): daftar hasil yang harus diserahkan di setiap tahap
7. Spesifikasi teknis: platform, keamanan, kinerja, dan kemampuan integrasi
8. Kualifikasi tenaga ahli: peran dan kompetensi tim yang dibutuhkan
9. Jangka waktu dan tahapan: jadwal pekerjaan beserta titik pemeriksaannya
10. Pelaporan: bentuk dan frekuensi laporan kemajuan
11. Serah terima dan alih pengetahuan: apa saja yang diserahkan dan pelatihan yang diberikan
12. Masa pemeliharaan: dukungan setelah aplikasi diluncurkan

Keluaran yang sebaiknya dicantumkan

• Dokumen analisis kebutuhan
• Desain antarmuka dan prototipe
• Aplikasi yang sudah terpasang dan berjalan
• Kode sumber lengkap beserta riwayat perubahannya
• Dokumentasi teknis, termasuk struktur database dan dokumentasi API
• Panduan pengguna dan panduan admin
• Laporan pengujian, termasuk pengujian keamanan
• Berita acara pelatihan dan serah terima

Spesifikasi teknis yang perlu diatur

• Keamanan: pengelolaan hak akses, enkripsi, pencatatan aktivitas, dan perlindungan data pribadi sesuai UU PDP
• Integrasi dan interoperabilitas: kemampuan bertukar data dengan sistem lain lewat API
• Kinerja: perkiraan jumlah pengguna dan kecepatan yang diharapkan
• Kemudahan pemakaian: aplikasi harus nyaman dipakai pengguna sasaran, termasuk dari HP
• Lingkungan server: tempat aplikasi akan dijalankan sesuai kebijakan infrastruktur instansi

Susun spesifikasi berdasarkan fungsi dan kinerja yang dibutuhkan, bukan merek atau produk tertentu, sesuai ketentuan pengadaan barang dan jasa pemerintah yang berlaku

Selaraskan dengan SPBE

Aplikasi milik instansi termasuk aplikasi SPBE. Menurut Perpres Nomor 95 Tahun 2018, pembangunan aplikasi khusus harus didasarkan pada Arsitektur SPBE instansi, dan sebelum dibangun instansi harus mendapatkan pertimbangan dari menteri yang membidangi aparatur negara. Sebutkan penyelarasan ini dalam KAK, dan pastikan aplikasi tidak menduplikasi aplikasi umum yang sudah tersedia. Penjelasan lengkapnya ada di artikel apa itu SPBE

Kesalahan yang sering terjadi

• Ruang lingkup terlalu umum, misalnya hanya menulis “membangun sistem informasi” tanpa rincian modul
• Tidak mewajibkan penyerahan kode sumber, sehingga aplikasi sulit dilanjutkan oleh pihak lain
• Tidak ada tahap uji oleh pengguna sebelum serah terima
• Melupakan pemeliharaan, padahal aplikasi butuh perbaikan dan pembaruan setelah rilis
• Jadwal tidak realistis untuk ruang lingkup yang luas

Tips agar KAK lebih tepat

1. Libatkan calon pengguna saat menyusun kebutuhan, bukan hanya tim teknis
2. Pelajari tahapan yang wajar dalam artikel tahapan pembuatan aplikasi
3. Pahami faktor yang memengaruhi biaya dalam artikel berapa biaya membuat aplikasi agar anggaran sesuai ruang lingkup
4. Untuk aplikasi lanjutan dari vendor sebelumnya, cantumkan kondisi aplikasi saat ini dan dokumen yang tersedia

Artikel ini adalah panduan umum. Ikuti selalu ketentuan pengadaan barang dan jasa pemerintah serta aturan internal instansi yang berlaku

Kami terbiasa bekerja dengan instansi pemerintah, termasuk membangun portal layanan publik dan sistem informasi lewat layanan pengembangan software custom, serta melanjutkan aplikasi yang sudah berjalan lewat layanan modernisasi dan integrasi sistem