Daftar isi
Mengelola data pegawai dengan spreadsheet masih bisa dilakukan ketika jumlah pegawai sedikit. Namun begitu organisasi bertambah besar, urusan absensi, cuti, penggajian, dan penilaian kinerja mulai menyita waktu dan rawan kesalahan. Di sinilah HRIS berperan
Apa itu HRIS?
HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System, yaitu sistem informasi untuk mengelola data dan proses kepegawaian dalam satu tempat. Dengan HRIS, data pegawai tidak lagi tersebar di banyak file, dan proses yang tadinya manual bisa berjalan lebih cepat
Fitur yang umum ada di HRIS
- Database pegawai: data diri, jabatan, riwayat pendidikan, dan dokumen kepegawaian
- Kehadiran: pencatatan masuk dan pulang, termasuk lewat aplikasi di HP
- Cuti dan izin: pengajuan dan persetujuan secara daring
- Penggajian: perhitungan gaji, tunjangan, dan potongan
- Penilaian kinerja: target, penilaian berkala, dan riwayatnya
- Rekrutmen dan pelatihan: dari pelamar sampai pengembangan kompetensi
- Layanan mandiri pegawai: pegawai bisa melihat slip gaji, sisa cuti, dan memperbarui datanya sendiri
- Laporan: rekap kehadiran, komposisi pegawai, dan biaya kepegawaian
Manfaat HRIS bagi organisasi
- Pekerjaan administratif berkurang, sehingga tim SDM bisa fokus pada pengembangan pegawai
- Data lebih akurat dan selalu terbaru, karena dikelola di satu tempat
- Proses lebih transparan, misalnya status pengajuan cuti bisa dipantau pegawai
- Keputusan berbasis data, karena pimpinan bisa melihat laporan kapan saja
- Data pegawai lebih terlindungi dengan hak akses yang jelas
HRIS siap pakai atau dibangun khusus?
HRIS siap pakai cocok untuk organisasi dengan proses kepegawaian yang umum. HRIS yang dibangun khusus lebih tepat bila aturan kepegawaian organisasi khas, misalnya pola kerja bergilir yang rumit, struktur tunjangan khusus, atau kebutuhan terhubung dengan banyak sistem lain. Pertimbangan lengkapnya ada di artikel software custom atau software siap pakai
Hal yang perlu diperhatikan
- Kesesuaian dengan aturan: perhitungan gaji, lembur, dan cuti harus sesuai ketentuan yang berlaku bagi organisasi
- Integrasi: HRIS sebaiknya terhubung dengan aplikasi keuangan dan sistem lain lewat API, agar data tidak diinput berulang
- Keamanan data: data pegawai termasuk data pribadi, bahkan sebagian bersifat spesifik seperti data kesehatan dan keuangan, sehingga wajib dilindungi sesuai UU Pelindungan Data Pribadi
- Kemudahan pemakaian: pegawai dari berbagai usia dan latar belakang harus bisa memakainya tanpa pelatihan panjang
- Akses dari HP: banyak proses, seperti absensi dan pengajuan cuti, lebih praktis dilakukan dari HP
- Migrasi data lama: data dari spreadsheet atau sistem lama perlu dipindahkan dengan rapi dan diverifikasi
Untuk instansi pemerintah
Instansi pemerintah memiliki aturan kepegawaian dan sistem kepegawaian tingkat nasional yang perlu diperhatikan. Karena itu, sistem kepegawaian internal instansi sebaiknya dirancang agar selaras dengan aturan yang berlaku dan siap bertukar data, sejalan dengan semangat SPBE
HRIS dan sistem internal lain seperti keuangan, pengadaan, dan inventaris termasuk dalam layanan pengembangan software custom kami. Untuk sistem kepegawaian yang sudah berjalan tetapi perlu diperbarui atau dihubungkan dengan aplikasi lain, tersedia layanan modernisasi dan integrasi sistem
