Contoh prompt AI untuk pekerjaan kantor, dari surat sampai presentasi

Asisten AI kini banyak dipakai untuk membantu pekerjaan kantor: menyusun surat, meringkas laporan, sampai menyiapkan bahan presentasi. Namun hasilnya sering terasa umum dan kurang tepat. Penyebabnya biasanya bukan AI-nya, melainkan perintah atau prompt yang terlalu singkat

Artikel ini membahas cara menulis prompt yang lebih jelas, lengkap dengan contoh yang bisa langsung disesuaikan

Lima unsur prompt yang baik

1. Peran: minta AI berperan sebagai siapa, misalnya sekretaris, analis, atau staf humas
2. Konteks: jelaskan situasinya, siapa pembacanya, dan apa tujuannya
3. Tugas: sebutkan pekerjaan yang diminta secara spesifik
4. Format: tentukan bentuk hasilnya, misalnya poin-poin, tabel, atau surat resmi
5. Batasan: sebutkan panjang tulisan, gaya bahasa, dan hal yang harus dihindari

Prompt tidak harus panjang, tetapi semakin jelas konteksnya, semakin sedikit revisi yang diperlukan

Contoh prompt untuk pekerjaan sehari-hari

Surat undangan rapat

Kamu adalah sekretaris di sebuah kantor. Buatkan surat undangan rapat koordinasi
untuk kepala bagian. Rapat membahas persiapan laporan akhir tahun, diadakan
Kamis pukul 09.00 di ruang rapat utama. Gunakan bahasa resmi dan singkat,
maksimal satu halaman

Ringkasan laporan panjang

Ringkas laporan berikut untuk pimpinan yang hanya punya waktu dua menit. Buat
lima poin utama, satu paragraf kesimpulan, dan daftar keputusan yang perlu
diambil. Jangan menambahkan informasi yang tidak ada di laporan
[tempel isi laporan di sini]

Notulen dari catatan rapat

Susun notulen dari catatan rapat berikut. Kelompokkan menjadi agenda,
pembahasan singkat, keputusan, dan tindak lanjut lengkap dengan penanggung
jawab serta tenggat. Tandai bagian yang kurang jelas dengan tanda tanya
[tempel catatan rapat]

Kerangka presentasi

Buatkan kerangka presentasi 10 slide tentang rencana digitalisasi layanan
pengaduan untuk rapat pimpinan. Setiap slide berisi judul, tiga poin utama,
dan saran gambar atau grafik. Gunakan bahasa yang mudah dipahami

Balasan email keluhan

Bantu saya membalas email keluhan pelanggan berikut. Nada sopan dan empatik,
akui masalahnya, jelaskan langkah yang sedang kami lakukan, dan tutup dengan
kontak yang bisa dihubungi. Maksimal 150 kata
[tempel email pelanggan]

Rumus spreadsheet

Saya punya tabel dengan kolom A berisi nama pegawai, kolom B tanggal masuk,
dan kolom C status. Buatkan rumus untuk menghitung jumlah pegawai berstatus
aktif yang masuk tahun ini, beserta penjelasan cara kerjanya

Tips agar hasilnya makin tepat

• Berikan contoh: tempelkan contoh surat atau laporan yang gayanya Anda sukai
• Minta AI bertanya dulu: tambahkan kalimat “tanyakan hal yang kurang jelas sebelum menulis”
• Perbaiki bertahap: jika hasil pertama belum pas, minta revisi spesifik, misalnya “buat lebih singkat” atau “ubah menjadi tabel”
• Selalu periksa ulang: AI bisa keliru, termasuk mengarang angka atau nama. Cek kembali fakta penting sebelum dipakai

Hati-hati dengan data rahasia

Ini bagian yang paling sering terlupa. Banyak layanan AI publik memproses data di server milik penyedianya. Jangan menempelkan data pribadi pegawai atau warga, dokumen internal yang bersifat rahasia, atau informasi strategis ke layanan AI publik tanpa aturan yang jelas dari organisasi

Kewajiban menjaga data pribadi juga diatur dalam UU Pelindungan Data Pribadi. Bagi organisasi yang ingin memakai AI untuk dokumen internal secara aman, pilihannya adalah AI yang berjalan di server milik organisasi sendiri. Pilihan ini termasuk dalam layanan solusi AI kami, dan langkah memulainya kami bahas di artikel memulai penerapan AI di organisasi

Untuk pekerjaan notulen yang lebih lengkap, simak juga artikel cara membuat notulen rapat dengan AI