Cara membuat notulen rapat dengan AI secara cepat dan aman

Menyusun notulen adalah pekerjaan yang penting tetapi melelahkan. Notulis harus mencatat sambil menyimak, lalu merapikan catatan berjam-jam setelah rapat selesai. Tidak heran banyak notulen terlambat dibagikan, atau isinya kurang lengkap

AI bisa memangkas sebagian besar pekerjaan itu. Asalkan dilakukan dengan cara yang benar, notulen bisa siap tak lama setelah rapat berakhir

Alur membuat notulen dengan AI

1. Minta izin peserta sebelum rapat direkam, dan sampaikan untuk apa rekaman dipakai
2. Rekam dengan kualitas baik: letakkan perekam atau mikrofon di tengah meja, dan minta peserta berbicara bergantian
3. Ubah rekaman menjadi teks dengan fitur transkripsi otomatis. Banyak aplikasi rapat daring dan aplikasi perekam kini menyediakannya
4. Susun notulen dengan prompt yang jelas, seperti contoh di bawah
5. Periksa dan perbaiki: notulis atau pimpinan rapat memeriksa nama, angka, dan keputusan sebelum notulen dibagikan
6. Bagikan dan arsipkan notulen ke tempat penyimpanan resmi organisasi

Contoh prompt untuk menyusun notulen

Kamu adalah notulis rapat. Dari transkrip berikut, susun notulen dengan format:
1. Informasi rapat: judul, tanggal, peserta
2. Agenda yang dibahas
3. Ringkasan pembahasan setiap agenda, maksimal tiga poin
4. Keputusan yang diambil
5. Tindak lanjut dalam tabel: tugas, penanggung jawab, tenggat
Tandai dengan [perlu dicek] bagian yang tidak jelas di transkrip
dan jangan menambahkan informasi yang tidak ada di transkrip
[tempel transkrip di sini]

Contoh prompt lain untuk surat, ringkasan laporan, dan presentasi bisa dilihat di artikel contoh prompt AI untuk pekerjaan kantor

Tips agar hasilnya akurat

• Sebutkan nama peserta di awal rapat agar transkrip lebih mudah dipahami
• Ucapkan keputusan dengan jelas, misalnya “jadi kita putuskan” atau “tindak lanjutnya adalah”, karena kalimat seperti ini memudahkan AI menemukan keputusan
• Periksa istilah khusus, seperti nama program, singkatan, dan nama orang, karena transkripsi otomatis sering keliru di bagian ini
• Jangan langsung membagikan hasil AI tanpa diperiksa. AI bisa salah memahami siapa mengatakan apa

Jaga kerahasiaan isi rapat

Rapat internal sering membahas anggaran, kepegawaian, atau rencana strategis. Rekaman dan transkripnya juga bisa memuat data pribadi peserta. Mengunggahnya ke layanan AI publik berarti isi rapat diproses di server milik pihak lain

Beberapa hal yang perlu diatur organisasi:

• Rapat mana yang boleh direkam dan diproses dengan AI
• Layanan AI mana yang boleh dipakai, dan untuk jenis informasi apa
• Berapa lama rekaman disimpan, dan kapan dihapus
• Siapa yang boleh mengakses rekaman, transkrip, dan notulen

Kewajiban menjaga data pribadi diatur dalam UU Pelindungan Data Pribadi. Untuk rapat yang bersifat rahasia, pilihan yang lebih aman adalah AI yang berjalan di server milik organisasi sendiri, sehingga rekaman dan transkrip tidak keluar dari lingkungan organisasi

Notulen otomatis untuk organisasi

Organisasi yang sering rapat bisa membangun alur notulen yang lebih rapi: transkripsi, penyusunan notulen, pengarsipan, dan pencarian notulen lama dalam satu sistem. Notulen yang sudah terarsip juga bisa dimanfaatkan sebagai sumber pengetahuan bagi asisten AI dokumen

Asisten AI dokumen dan AI yang berjalan di server milik organisasi termasuk dalam layanan solusi AI kami. Bila organisasi Anda baru mulai, artikel memulai penerapan AI di organisasi bisa menjadi titik awal