Cara backup data kantor dengan aturan 3-2-1

Banyak kantor baru serius memikirkan backup setelah kehilangan data. Hard disk rusak, file terhapus tanpa sengaja, laptop hilang, atau server terkena ransomware. Saat itu terjadi, pertanyaannya hanya satu: adakah salinan yang masih bisa dipulihkan?

Aturan 3-2-1 adalah cara sederhana yang banyak dipakai untuk memastikan jawabannya selalu ada

Apa itu aturan 3-2-1?

• 3 salinan data: data asli ditambah dua salinan cadangan
• 2 jenis media berbeda: misalnya hard disk di server dan NAS, atau hard disk eksternal dan layanan cloud
• 1 salinan di luar lokasi: disimpan di tempat yang berbeda dari kantor, misalnya cloud atau kantor cabang

Prinsipnya, satu kejadian buruk tidak boleh menghapus semua salinan sekaligus

Mengapa satu salinan tidak cukup

Salinan tunggal yang disimpan di tempat yang sama dengan data asli sangat rentan. Beberapa kejadian yang bisa menghapus keduanya sekaligus:

• Kebakaran, banjir, atau pencurian di kantor
• Ransomware yang mengenkripsi semua drive yang terhubung ke jaringan
• Kerusakan listrik yang merusak beberapa perangkat sekaligus
• Kesalahan manusia, misalnya folder backup ikut terhapus

Contoh penerapan di kantor kecil

1. Data utama tersimpan di komputer kerja atau server kantor
2. Salinan kedua disimpan otomatis setiap hari ke NAS atau hard disk eksternal di kantor
3. Salinan ketiga dikirim ke layanan cloud atau disimpan di lokasi lain secara berkala

Untuk kantor yang lebih besar dengan server dan aplikasi sendiri, polanya sama, hanya skalanya yang berbeda

Tentukan data apa yang di-backup

Tidak semua file punya nilai yang sama. Buat daftar data yang paling penting, misalnya:

• Dokumen kerja dan arsip
• Database aplikasi
• Data keuangan dan kepegawaian
• Email
• Konfigurasi server dan perangkat jaringan

Konfigurasi sering terlupakan, padahal tanpa itu memulihkan sistem bisa memakan waktu jauh lebih lama

Atur jadwal backup

Tentukan seberapa banyak data yang rela hilang bila terjadi musibah. Jika kehilangan pekerjaan satu hari masih bisa diterima, backup harian sudah cukup. Untuk database yang terus berubah, backup mungkin perlu dilakukan beberapa kali sehari

Yang terpenting, backup harus berjalan otomatis. Backup yang bergantung pada ingatan seseorang cepat atau lambat akan terlewat

Lindungi salinan backup

Backup juga perlu dilindungi, terutama dari ransomware yang sengaja mencari dan merusak salinan cadangan:

• Simpan minimal satu salinan dalam keadaan offline atau terputus dari jaringan, atau di penyimpanan yang tidak bisa diubah (immutable)
• Enkripsi salinan backup, terutama yang disimpan di luar kantor
• Simpan beberapa versi agar bisa kembali ke kondisi sebelum file rusak
• Batasi siapa yang bisa mengakses dan menghapus backup

Karena itu, sebagian organisasi memperluas aturan ini menjadi 3-2-1-1-0: satu salinan offline atau immutable, dan nol kesalahan saat backup diverifikasi

Uji pemulihan secara berkala

Backup yang tidak pernah diuji belum tentu bisa dipulihkan. Jadwalkan uji pemulihan secara berkala, misalnya dengan memulihkan beberapa file atau satu database ke tempat terpisah. Catat berapa lama prosesnya, agar Anda tahu berapa lama layanan akan berhenti bila terjadi musibah sungguhan

Sinkronisasi bukan backup

Layanan sinkronisasi file sangat praktis, tetapi bukan pengganti backup. Jika file terhapus atau terenkripsi ransomware di satu perangkat, perubahan itu ikut tersinkron ke perangkat lain. Pastikan Anda tetap memiliki salinan dengan riwayat versi yang terpisah

Untuk server dan sistem penting

Untuk server, database aplikasi, dan sistem yang menopang layanan, backup perlu dirancang bersama rencana pemulihan bencana (disaster recovery). Rencana ini mencakup seberapa cepat layanan harus kembali berjalan dan di mana sistem cadangan dijalankan bila lokasi utama tidak bisa dipakai. Topik ini termasuk dalam layanan data center dan infrastruktur IT kami, sedangkan pelaksanaan backup terjadwal dan uji pemulihannya bisa ditangani lewat pemeliharaan dan managed services

Kesimpulan

Aturan 3-2-1 mudah diingat dan bisa diterapkan di kantor sekecil apa pun: tiga salinan, dua media, satu di luar lokasi. Lengkapi dengan jadwal otomatis, perlindungan dari ransomware, dan uji pemulihan berkala. Dengan begitu, kehilangan data tidak lagi menjadi bencana, cukup gangguan kecil yang bisa dipulihkan